Minnesanteckningar från ordförandekonferensen i Eskilstuna den 15 april 2015
Deltagare
Från förbundet: Ledamot Anders Krafft, Eskilstuna
Kassör Barbro Elggren, Norrköping och webmaster Kaj Svartström, Köping
Arboga Ordförande Ulf Rydin
Avesta Ordförande Lena Lorens,
Sekreterare Ing-Marie Larsson
Enköping Ordförande Ulla Reuterskiöld
Vice ordf. Åke Sundby
Falun Kassör Suzanne Didring, ersätter ordf.
Gotland Norr Ordförande Gunnar v Corswant
Gotland sydväst Ordförande Kerstin Hanzon
Gävle Ordförande Lars Edling
Karlstad Repr. för ny-
startgrupp Staffan Malmgren
Köping Ordförande Bengt Rosberg
Linköping Ordförande Rigmor Sörenson-Hernborg
Mjölby Ordförande Bo Nellmer
Marianne Nellmer
Motala Ordförande Renée Sundqvist
v. Ordf. Ann-Britt Johansson
Nyköping-Ox Ordförande Christina Söderman
Stockholm Ordförande Diwert Fredler
Strängnäs-Marie Ordförande Börje Larsson
Västerås Ordförande Kjell Swärd
Örebro Ordförande Christina Edvertz
Eskilstuna Sekreterare för konferensen
Margareta Sölscher
Kaffe och smörgås serverades innan konferensen tog sin början
Ordförande Anders Krafft öppnade mötet och hälsade alla deltagarna välkomna och gav sedan en kort presentation av Eskilstuna och han berättade också om Munktellstaden, där mötet ägde rum.
Anders informerade om tidsplanen och gick igenom den bifogade informationen. Därefter presenterade alla deltagarna sig själva och informerade om vilken befattning man hade i sin förening.
Vilka förväntningar har föreningarna på förbundet:
Förbundsstyrelsens uppdrag och mål är att ordna stämmor och konferenser.
Önskemål från många föreningar var att få hjälp med
- hemsidor, bokningssystem och medlemsregister.
- Inhämta material för att anordna t.ex. seniordagar mm.
- Erfarenhetsbyte
- Samarbete med andra föreningar som t.ex. resor, förslag på föreläsningar mm.
- Ett register för nyblivna pensionärer önskas för att kunna registrera nya medlemmar. (förslag från Köping)
Vad kan förbundet göra för att stötta föreningens arbete.
- Information bifogad om förbundsstyrelsens uppdrag och mål diskuterades
- Förbundet erbjuder hjälp med individuella hemsidor till de föreningar som önskar det.
- Förbundet har en informationsbank som ger förslag på olika föreläsare. Denna informationsbank är det ännu ingen som har utnyttjat.
- Förbundet har också en informationsbank av intressanta studiebesök och man kan även informera om kortare resor, som någon förening gjort.
- Inget utsatt mål är bestämt för hur många medlemmar vi kan bli.
- Kvalitén på föreningarna är viktig.
Utbildningsfrågor för styrelser
- Förbundsstyrelsen har diskuterat behovet för utbildningar för styrelsemedlemmar.
- En arbetsbeskrivning bör finnas för styrelseledamöter
- Viktigt med utbildning för valberedningens ledamöter. Många anser det är svårt att få medlemmar att arbeta i en valberedning, därför behövs en utbildning.
- Willy Brändström och Medborgarskolan i Umeå är på gång att ordna ett utbildningspaket för distansutbildning med video, frågeformulär etc. för valberedning och sekreterarutbildning. Programmet kan vara klart i augusti 2015. Kostnad 195 – 295 kronor per medlem.
- Beslut togs att stödja programmet för valberedning som MBS utarbetar utan kostnad för Aktiva Seniorer.
- Förbundet skickar ut förslaget på remiss till föreningarna.
Webmaster informerade
- Kaj Svartström informerade vad han som förbundets webmaster kan hjälpa till med, såsom websidor, medlemslistor, fakturering mm Programmet Visma har många möjligheter, man kan också som många gör använda Medborgarskolans program.
- Genom att använda programmet Joomla kan man använda förbundets hemsida att skriva artiklar samt även göra ändringar i artiklar som redan finns.
- En önskan framkom att texten på hemsidan skall vara svart och vit inte blå och vit
- Det ser mycket olika ut hur föreningarna använder sina hemsidor. Information skickas ut antingen per post eller med E-post. Många använder båda sätten för att informera sina medlemmar om säsongsprogram och aktiviteter.
- Medlemsinloggning ges till ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och webmaster
Kan den regionala samverkan mellan föreningarna förbättras.
- Föreningar som ligger nära varandra kan starta ett samarbete
- Samrådsmöten är viktiga.
- Dela upp föreningarna i olika grupper, små, medelstora och stora, ty alla har olika förutsättningar.
- Förbundet kan hjälpa till på sin hemsida med att annonsera ut om t.ex. lämpliga föreläsare, restplatser på resor mm.
Nätverk för ev. stödföreningar.
- Mer hjälpsamhet. Föreningar som ligger nära varandra kan hjälpa och stödja varandra med aktiviteter som glider över mellan föreningarna samt kassörarbeten mm.
- Örebro är villig att hjälpa Karlstad, som gör en nystart av sin förening
På vilket sätt kan förbundet och föreningarna kommunicera
- Förbundets sekreterare skickar ut viktig information till föreningarna med E-post
- Kaj presenterade förbundets hemsida. Hemsidan är representativt anpassad både för datorer som mobiler.
- På förbundets hemsida skall all viktig information finnas
- Förbundet önskar mer information från föreningarna om deras aktiviteter för att förbundets hemsida ska bli funktionell.
- Möjlighet finns att anmäla sig till olika aktiviteter på hemsidan.
Klockan 13.00 serverades lunch på Konstmuseets restaurang P2 och därefter fortsatte konferensen
Skall vi finnas på olika medier.
- Efter en kort diskussion blev svaret ja, att vi skall finnas på Facebook och Twitter med flera. Det är ett sätt att sprida information
Uppdatering av föreningsregistret och styrelsens sammansättning på hemsidor.
- Viktigt att förbundet får rätt information på föreningsregistret. Asta Andersson och Margit Thorén är ansvariga för registret.
Mandatperiodens längd för ordförande (styrelsemöten)
- Förbundsstyrelsens mandatperiod för alla befattningar är 2 år.
- Rekommendation för styrelsemedlemmar i max 6 år.
- Viktigt att ha en dialog med valberedningen. Valberedningen måste få information i god tid när ett mandat går ut för en styrelsemedlem.
Viktiga framgångsmetoder
- Bra programutbud, föreläsare och intressanta resor.
- Samarbeta med olika resebolag.
- Möjlighet att nå ut med adekvat information
- Bra att inte göra vad andra planerar, så att programutbudet blir unikt.
- Glädje, kvalitet och målmedvetenhet är ett bra framgångskoncept
Förbundets ekonomi.
Förbundets kassör Barbro Elggren informerade om förbundets ekonomi
- Aktiva Seniorer har totalt ca 19 500 – 20 000 medlemmar.
- Förbundets ekonomi är stabil.
- Förbundet får in 15 kronor per medlem och pengarna används till bl.a. ordförandekonferenser, stämmor och samrådsmöten.
- Möjlighet finns för föreningar att söka bidrag till olika aktiviteter
Förbundsstämman i Umeå 13 – 14 maj 2016
- Stora kostnader för förbundsstämman i Umeå 2016, ty det blir stora kostnader för hotell, mat och resor.
- Två representanter per förening kan anmälas.
Kostnadshantering – hur löser föreningen det.
- Kontantbetalning är fortfarande aktuell för många föreningar.
- Medborgarskolan kan hjälpa till med fakturering.
Samråd hösten 2015
- Plats Arboga. Datum den 21 oktober klockan 11.00
- Inbjudna föreningar från Mälardalen och Gotland
- Plats Örebro den 28 oktober klockan 10.00.
- Inbjudna föreningar från Bergslagen och Östergötland
Reseräkning
- Reseräkningen skickas till kassören Barbro Elggren
- Biljetter, parkeingsbiljetter samt ansökan om bilersättning inkluderas
- Bilersättningen är 18.50 per mil.
Avslutning
Anders Krafft avslutade mötet och deltagarna bjöds på kaffe och kaka innanalla återvände hem.
{gallery}ordfkonf/150415/bildspel/{/gallery}