Minnesanteckningar från Samrådsmötet region Väst 29-30 sept 2021 i Alingsås.

Närvarande var 18 deltagare från föreningarna i Lysekil, Mariestad, Vänersborg, Grästorp, Falköping, Kalmar, Trollhättan, Lysekil, Skövde, Borås och Alingsås.
Från förbundet medverkar Åke Sundby och Leif Johansson.

Vi började med en god lunch. Därefter startade mötet med att Gunnar Langwagen hälsade deltagarna välkomna till Alingsås och Åke Sundby till samrådsmötet.
Lilian Nilsson satt ordförande.

Förbundet har inget kansli, men jobbar med följande frågor:
1) Vill vara till nytta och stöd för föreningarna, bef och nya.
2) Finnas till hands för dem som vill starta nya föreningar.

Åke gick sedan igenom dagordningen.

Fyra mål för förbundets verksamhet:
1) Öka antalet medlemmar
2) Öka antalet föreningar
3) Främja trivsel och sociala aktiviteter
4) Försöka aktivera medlemmarna.

De närvarande föreningarna presenterade sig själva, i bla antal medlemmar, arbetssätt, typ av aktiviteter etc
Skillnaderna var ganska stora, både vad gäller medlemsantal och aktiviteter. Flera föreningar har haft vikande medlemsantal efter 2010.
I vissa föreningar utförde styrelsen i princip allt arbete, medan man i andra föreningar hjälptes åt. Föreningarna samarbetade med olika studieförbund.
Vissa fick föreningsbidrag av kommunen.
En förening hade tecknat olycksfallsförsäkring vid föreningens aktiviteter.
Antal aktiviteter varierar också mellan de olika föreningarna.
En gemensam svårighet var att nå alla medlemmar digitalt. Många av våra medlemmar använder inte datorer utan behöver vanlig post.
Flera föreningar har egen hemsida.

Åke S ledde en punkt om medlems/föreningsutveckling.
Antal medlemmar har i Sverige minskat med ca 10%.
Det gäller att ha intressanta månadsmöten som lockar medlemmar.
Förbundets hemsida skall vara en kanal för föreningens funktionärer.
Kommittéer skall finnas för våra olika aktiviteter. Ett bra sätt att försöka aktivera fler medlemmar.
Man måste också tänka på att lära upp någon att ta över vid behov.
En öppen kommunikation är önskvärd så att medlemmarna vet vad som förväntas av dem.

Massutskick per mail och sms. Mail viktigast. Bifoga länk!
Skaffa ändamålsenliga lokaler!
Bilda en Facebookgrupp?
Förbundet har stabil ekonomi. Hjälper gärna till.

Synpunkter på styrelsearbetet:
1) Utbyte med andra föreningar. Hur och när diskuteras i styrelsen.
2) Förändringsbenägen
3) Stort kontaktnät
4) Drivande valberedning
5) Kommunikativ ordförande
6) Tydlig ansvarsfördelning
7) Styrelsen bör förnyas kontinuerligt
8) Verksamheten ska inte stå och falla med en person

Valberedning:
1) Försök mixa gamla funktionärer med nya, yngre.
2) Informera särskilt yngre medlemmar (under 75)

Nya föreningar:
Förbundet vill helst att initiativet tas på lokalföreningsnivå.
Men hur? Bilda en särskild grupp?
Förbundet stöttar.

Administrativa verktyg:
Leif Johansson rapporterade om föreningens digitala utveckling.
Förbundet och föreningarna har gemensam hemsida, där man kommer åt det man behöver och kan utestängas från det man inte ska veta.
Förbundet har lagt ner mycket arbete för att få till det.
Varje förening bör ha en egen webmaster.
Produktdefinition:
Orderland
WordPress (hemsida)
mina aktiviteter
Wisma e-ekonomi

Mina aktiviteter:
Här kan du se:
Medlemsregister
Aktiviteter
Anmälningar
Incheckning
Lokalbokningar
Utskick
Ekonomi
Enkäter
Koppling till hemsida

Kontakter:
aktiva seniorer: info@aktivaseniorer.com
Cog Work: info@cogwork.se
https:/cogwork.se
Oderland: https:/oderland.se
Leif Johansson: leif.johansson@folkdansringen.se
0705 245801
WordPress: https:/wordpress.com

Övriga frågor:

1) Angående årlig förbundsstämma.
Förslag:
Vartannat år digital, vartannat år med fysisk närvaro.
2) Agenda på årsstämman:
Styrelsen mottar gärna ideer. Meddela!
3) Några föreningar har gått ur Aktiva. Styrelsen skall utreda varför. Finns något att göra.

Vårt distriktsmöte avslutades med en god lunch.

Alingsås 2021 10 06
Sekreterare: Kerstin Haglund, Alingsås