Samrådsmötet 3 och 4 november 2021

Protokoll: Samrådsmötet 3 och 4 november 2021
Plats: Nynäshamn


Dag 1
Förbundsordförande och värdföreningen hälsar alla välkomna
Föreningarnas presentation.
Representanter berättar om vilka aktiviteter de erbjuder sina medlemmar, hur anmälningar hanteras, vilka organisationer och/eller föreningar samarbetar med, mm.
Tabell 1: Föreningar och Aktiviteter
Förening Promenad/resor Teater Bokklubb Canasta/bowling
Bowle/spedway Språkcirklar/litteraturcirklar Studiebesök
Konst/museer/musik Motion (stav, gymnastik, golf) eller/
Deltagande i olika hälsoprogram
Stockholm x x x x x
Gotland x x x
Eskilstuna x x x x x
Strängnäs x x x x x
Linköping x x x
Nyköping x x

Tabellen ovan visar att föreningar erbjuder sina medlemmar olika typer av aktiviteter. Från studiebesök, utflykter, teater/konsert och resor, heldagsresor, motions och fritidsaktiviteter, studiecirklar i olika form, till promenad, canasta eller bowling.
Alla föreningar har en organisation där många medlemmar är engagerade, ett brett program erbjuds. Tillgång till bra lokaler, frekvent och lättillgänglig kommunikation, god ekonomi samt enkla rutiner och engagerade styrelse beskrivs som nyckel till framgång.
Cog work
Några föreningar använder CogWork för registrering av aktiviteter och anmälningar. Några föreningar registrerar manuellt alla anmälningar, medlemskap och inbetalningar
Det finns olika rutiner/regler på hur och när medlemmarna ska anmäla sig till olika aktiviteter
Stockholm öppnar för anmälningar 15 dagar innan aktiviteten äger rum
Linköping accepterar att alla medlemmar anmäler sig till samtliga aktiviteterna. Avbokningar 20 dagar innan aktiviteten äger rum kan dock ej genomföras mot återbetalning av avgiften.
Rekommendation från förbundsordförande.
Alla anmälningar borde vara bindande. Om man anmäler sig och inte deltar ska kostnaden för aktiviteten betalas
Information om vad som gäller ska vara tydlig.
Informationen ska framgå i katalogen samt på föreningens hemsida
Medlemmar som inte har e-post eller möjligheter att anmäla sig via webben ska kunna kontakta föreningar och anmäla sig via telefon.
Möjlighet att få hjälp att boka aktiviteterna för dem som inte kan hantera Cogwork bör erbjudas
Viktigt att ha hjälpsam personal särskilt för medlemmar som inte har dator eller smartphone
Snabba besked om tilldelning av plats och rättvis kösystem bör utvecklas/erbjudas
Gemensam för alla föreningar
Svårt att rekrytera styrelsemedlemmar
Ökad rekrytering av unga medlemmar behövs intensifieras
Alla medlemmar betalade inte medlemsavgiften under pandemin
Medlemmarna har börjat komma tillbaka
Nya medlemmar har tillkommit
Styrelsemedlemmar verkar inte ha mycket rotation. Reglerna avseende hur länge ska man sitta i styrelsen varierar mellan olika föreningar
Samarbete med intresseorganisationer
Några föreningar har samarbete med Medborgarskolan andra föreningar samarbetar med Vuxenskolan, Studiefrämjandet, kommunen och/eller kyrkan.
Varierande stöd från samarbetes/ intresseorganisationer. Några föreningar betalar intresseorganisationer för användning av lokaler mm andra inte. Stockholm verkar vara den förening som betalar högst pris för användning av lokaler.
Typ av avtal och tillgång till lokaler (med eller utan betalning) varierar. Inga tydliga mönster eller modell att följa identifieras.
Studiecirklar ger ett bidrag på aprox. 45 kr per deltagare och timme till intresseorganisationen.
Cirkelledare utbildning erbjuds till alla som har ansvar för en cirkel. Detta görs idag, i de flesta fall, virtuellt.
Katalog och / eller programblad
Annonsering av aktiviteterna görs annorlunda. Dagstidningar (kostnadsfritt), lokalpress, hemsida, programkatalog eller broschyr, samt Facebook används som kanaler för att annonsera aktiviteterna.
De flesta föreningar har administrativt stöd för att hantera anmälningar och frågor från medlemmarna.
Aktiviteter under medlemsmötena
Samhällelig information från polis eller andra myndigheter
Försäljning av lotteri med blandade priser
Årsmöte med underhållning, samt lotteri, sång, musik och samhällsinformation är vanligt förekommande
Deltagande på årsmötena beskrivs av samtliga föreningar som god.
Innovativa aktiviteter
Bokbord: Den som tar en bok betalar 5 kr till föreningen (Oklart hur betalningen sker). Ersätter försäljning av lotteri på mötena
Swish för betalning av aktiviteter på plats om ingen föranmälan har gjorts. Nordea har förmånligt konto för Swish
Priser för aktiviteterna ersätter inte priset för medlemskapet. Några medlemmar skriver inte vad de betalar för.
Jaktföreläsningar
Industribesök
Stipendier för unga musiker (Linköping)
Programmet/katalog distribueras via morgontidningen
Skicka brev till målgrupp och göra reklam för föreningen (Postnord kan selektera grupperna mot betalt)
Skype eller virtuella möten med medlemmar
Skype middag för att minska isoleringen under pandemin
Avgående styrelsemedlemmar bildar valberedningen
Kurs för att öka digital kompetens
Programmet bestämt i samarbete mellan programgruppen och styrelsen
Medlemskap
Medlemskap varierar. Priset är mellan 50 och 250 kr/år
Nya medlemmar under oktober får medlemskap för kommande åter.
Valberedningen är viktigt och den ska vara en stödgrupp för styrelsen. Förbundsordföranden skickar beskrivning av valberedningsroll för inspiration och information
Intressant information
Förbundet gör en gemensam annonsering med syfte att rekrytera nya medlemmar. Annonsbilaga i Aftonbladet i november
Studiecirklar ger ett bidrag på aprox 45 kr per deltagare och timme. Kan vara aktuell att fråga om föreningen kan få en del av bidraget.
Dagen 2: Diskussion om ekonomi samt användning av cog work
Förbundsordförande skickar informationsmaterial till föreningar
Viktigt att engagera många medlemmar i föreningens verksamhet samt ha olika kommittéer som bidrar till att genomföra, planera och registrera aktiviteterna
Medlemmar som arrangerar aktiviteterna föreslås delta kostnadsfritt i aktiviteten. Detta borde gälla även korta resor.
Styrelsen föreslås ha 2 luncher per år och delta i månadsmötena utan avgift.
Ekonomi
Viktigt att ha en robust ekonomi
Producera enkla och frekventa ekonomirapporter.
Viktigt att ha god kontroll på lönsamhet per aktivitet. Varje aktivitet ska bära egen kostnad
Mer specifik om Cogwork
Förbundsordföranden visar hur CogWork fungerar och vilka funktionaliteter finns.
Viktigt att lägga in påminnelser i systemet
Förbundet hjälper föreningar som inför CogWork (oklart i vilken form, ekonomiskt stöd eller annat?)
FAS deltagande föreningar bestämmer att samarbeta med varandra för att tillverka enklare instruktioner på hur man använder Cog Work. Sammankallande för arbetsgruppen är AS i Stockholm.
Ordföranden kontaktar varandra för att utbyta idéer, ge tips mm
Ordförande i Stockholms AS föreslår samarbete över länsgränser för att arrangera resor och få möjlighet att få bättre priser för medlemmarna.
Intressanta länkar
De flesta forskningsrapporter avseende frivilliga organisationer fokuserar på idrott. Jag tror att Sverige ligger lite efter vad gäller forskning kring frivilliga organisationer (särskilt frågor avseende ekonomi, organisation, mm ) och specifik i jämförelse med USA där frågan är stor och där det finns många publikationer.
Skickar i alla fall några få länkar som kan vara av intresse
https://rib.msb.se/filer/pdf/27544.pdf Att använda, leda och samverka med frivilliga organisationer. Rapport från MSB
https://rfs.se/engagemang-kan-paverkas/. Engagemang kan påverka (2016)
http://www.voluntarius.com/Forskning-om-ideella-organisationer.htm . Forskning och frivilliga organisationer
https://www.regeringen.se/contentassets/b3b7633f0d46406c9f865194e9637d92/svenskarnas-engagemang-ar-storre-an-nagonsin. Lite äldre rapport från 2010
http://www.ideellarena.se/wp-content/uploads/2014/06/FramtidensEngagemang2025FINAL.pdf. Rolig rapport ”forever young”.

Nästa föreningsstämma. Förslag Resa till Åland. Mer information tillkommer
Vid datorn/ AS Stockholm Vivian och Aime